De administratie is een van de fundamenten van een wooncoöperatie. Wat omvat die administratie nu eigenlijk? Waar moet je rekening mee houden? Daar gaan we in dit artikel nader op in. 

1. Wat leg je vast?

1. Financiële administratie
   In je financiële administratie leg je alle financiële handelingen, dus alle inkomsten en uitgaven, vast. Daarmee kun je je verantwoorden bij bijvoorbeeld de leden van je collectief en de belastingdienst als jouw wooncoöperatie btw-plichtig is. De financiële administratie bestaat onder meer uit:
   
   1. begroting aankoop dit komt neer op het opsommen van de geschatte inkomsten (zie hiervoor financiering) en de uitgaven (zie hiervoor kostenposten)
   2. jaarbegroting elk jaar maak je een schatting van de kosten (zie hiervoor kostenposten) zodat je kan bepalen hoe hoog je maandelijkse bijdrage wordt. 
   3. boekhouding het is sterk aan te raden om goed bij te houden welke kosten je maakt zodat je makkelijk kan controleren of je uitgaven binnen je begroting passen. 
   4. financieel jaarrapport aan het einde van het jaar evalueer je je begroting. Dit rapport deel je doorgaans tijdens een ALV en je gebruikt het helpt je om de begroting voor volgend jaar te maken.
      
2. Huuradministratie
   In je huuradministratie leg je de afspraken met huurders vast. Denk aan huurcontracten, huurprijsberekeningen, aanzeggingen van huurverhogingen, herinneringen en aanmaningen. Het is belangrijk om dit goed vast te leggen. Als het fout gaat, heb je een dossier waarmee je juridische stappen kan nemen. Ook het sleutelbeheer en de administratie van de jaarlijkse standen is hier een onderdeel van.
   
   
3. Ledenadministratie
   In de ledenadministratie leg je persoonsgegevens vast. Dat betekent dat je rekening moet houden met privacy en de wettelijke regels die daarvoor gelden. Je gebruikt de ledenadministratie onder meer om mails en nieuwsbrieven te versturen. Denk eraan dat het nuttig kan zijn om ook een overzicht te bewaren van oud-leden.
   
   
4. Onderhoudsadministratie
   In feite hebben we het hier over het MeerJarenOnderhoudsPlan. Daar lees je meer over in het artikel over Onderhoud.
   
   
5. Besluitvorming
   Leg de besluiten die je neemt als vereniging goed vast. Zo heb je gemaakte afspraken zwart op wit en kun je verantwoording vastleggen aan leden of andere betrokkenen. Zie het artikel Besluitvorming voor meer hierover.
   

2. Tips

• Richt je administratie zo helder en overzichtelijk mogelijk in. De administratie moet begrijpelijk zijn voor een ander en de bestanden moeten toegankelijk zijn voor anderen. Stel je voor dat de administrateur ziek wordt… Verdeel ook taken.
  
  
• Kennis in huis halen is slim, ook al kost dat geld. Je hebt te maken met wetgeving en fiscale vraagstukken, daarvoor is specialistische kennis nodig.
  Tip: Raamwerk.org helpt wooncoöperaties.
  
  
• Gebruik een boekhoudpakket. De leden van Cooplink gebruiken verschillende pakketten, we noemen er een paar: Conscribo, E-boekhouden, Moneybird, Unit-4, I-muis. De keuze is afhankelijk van de functionaliteiten die je zoekt en je budget.
  
  
• Gebruik intranet (een digitale verzamelplek) om bestanden op te slaan. Dat is toegankelijk voor meerdere gebruikers en daar kun je altijd op inloggen, waar je ook bent. Je kunt onder meer denken aan Nextcloud (open source), Google Drive en Dropbox. Let erop dat de mappenstructuur helder is en dat iedereen bestandsnamen op dezelfde manier invoert.
  
  
• Gebruik e-maillijsten om met elkaar te communiceren. Je kunt iedere (werk)groep een eigen @ geven, zo kunnen groepsleden makkelijk contact met elkaar opnemen. Tools zijn onder meer je eigen webhosting, Google groups, Mailman en Rise-up (de laatste twee zijn open source).
  
  
• Andere handige tools zijn:
  • Telegram
  • Datumprikker
  • Google Agenda
  • Google Docs
  • Google Forms
  • Teamup (gratis agenda voor gebruik deelauto en registratie kilometers en tankkosten)

Lees ook:

• Administratie en AVG, verslag kennisdeelsessie (2023)
• Administratie, verslag kennisdeelsessie (2021)